Algemene Voorwaarden EPPA Services B.V.
ALGEMENE LEVERINGSVOORWAARDEN
EPPA Services B.V.
Artikel 1. Definities
1. Onder opdrachtnemer wordt EPPA Services B.V. (hierna: EPPA Services) verstaan, gevestigd in Den Haag, die de opdracht voor de werkzaamheden heeft aanvaard.
2. Onder opdrachtgever wordt verstaan degene die de opdracht voor de werkzaamheden aan EPPA Services heeft verstrekt.
3. Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de opdrachtgever aan EPPA Services om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
4. Onder werkzaamheden wordt verstaan alle dienstverlening door of namens EPPA Services en overigens wat EPPA Services ten behoeve van de opdrachtgever, binnen het kader van de door deze met het oog op de communicatiebelangen verstrekte opdrachten maakt en doet, of door derden laat uitvoeren.
5. Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde werkzaamheden en de begroting van de aan deze werkzaamheden verbonden kosten.
6. Onder event wordt verstaan het door EPPA Services verzorgde of georganiseerde evenement, workshop, clinic, training, cursus, opening, gala, congres, debat of andere bijeenkomst.
7. Interim opdracht: Een tijdelijke opdracht waarbij een door EPPA Services ingeschakelde interim professional werkzaamheden verricht bij of voor de opdrachtgever.
8. Interim professional: De persoon die door EPPA Services wordt ingezet voor de uitvoering van een interim-opdracht.
Artikel 2. Algemeen
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden van EPPA Services en zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten van EPPA Services.
2. De onderhavige algemene voorwaarden maken onderdeel uit van de overeenkomst tussen EPPA Services en de opdrachtgever. Ook op opvolgende opdrachten die opdrachtgever aan EPPA Services verstrekt, zullen deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, ongeacht of deze (tijdig) ter hand zijn gesteld.
3. De werkzaamheden worden enkel uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgever. Derden kunnen aan de uitvoering van de voor de opdrachtgever uitgevoerde werkzaamheden geen enkel recht ontlenen.
4. Eventueel door de opdrachtgever gehanteerde voorwaarden voor het verlenen van opdrachten maken uitdrukkelijk geen deel uit van de tussen partijen gesloten overeenkomst.
5. Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Partijen zullen zo spoedig mogelijk in een gezamenlijk overleg komen tot een wel rechtsgeldige bepaling die tot een vergelijkbare materiele uitkomst leidt als de nietige c.q. vernietigde bepaling.
Artikel 3. Prijzen
1.Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle prijzen die EPPA Services hanteert exclusief BTW, kosten voor de werkzaamheden door ingeschakelde derden en eventuele verzend-, productie-, transport- en reiskosten.
2. Opdrachtgever zal de kosten van derden zoveel mogelijk rechtstreeks voldoen. Indien deze door EPPA Services worden voorgeschoten, is EPPA Services gerechtigd daarvoor een opslag te rekenen.
3. Indien tussen de aanvaarding en de uitvoering van de werkzaamheden zich wijzigingen hebben voorgedaan in de prijzen van de toeleveranciers van EPPA Services, de lonen van het personeel en/of zich andere omstandigheden hebben voorgedaan die kostprijsverhogend werken, dan is EPPA Services gerechtigd deze wijzigingen door te berekenen aan de opdrachtgever.
4. EPPA Services is gerechtigd jaarlijks per 1 januari haar tarieven aan te passen conform de CPI-prijsindex Alle Huishoudens, dan wel een daarvoor in de plaats gekomen index in geval deze CPI-prijsindex mocht komen te vervallen.
Artikel 4. Offertes / opdrachten
1. Alle offertes zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte anders is vermeld. Herroeping door EPPA Services van elk vrijblijvend aanbod zal tot drie (3) werkdagen uur na de aanvaarding kunnen plaatsvinden.
2. Door EPPA Services uitgebrachte offertes hebben een geldigheidsduur van dertig (30) dagen.
3. De in elke offerte aangeboden werkzaamheden en prijzen berusten steeds op een schatting. Als toegestane marges geldt wat hierna in deze voorwaarden is vermeld over afwijkingen en overschrijdingen.
4. Desgevraagd zal EPPA Services voor de aanvang van de werkzaamheden een offerte aan de opdrachtgever voorleggen ter goedkeuring.
5. Voor zover zich bij de uitvoering van de werkzaamheden onvermijdelijke afwijkingen ten opzichte van een offerte voordoen, zal EPPA Services de opdrachtgever hierover zo vroeg mogelijk inlichten. EPPA Services zal gerechtigd zijn haar prijzen voor de werkzaamheden conform aan te passen. Overschrijdingen van offertes tot 10% worden als begrotingsrisico door de opdrachtgever geaccepteerd en opdrachtgever gaat ermee akkoord dat deze dan ook niet als zodanig hoeven te worden gemeld.
6. Wijzigingen in de opdracht kunnen tot gevolg hebben dat de aangegeven tijdstippen voor het verlenen van bepaalde werkzaamheden door EPPA Services worden overschreden.
Artikel 5. Klantcontact
1. EPPA Services maakt op verzoek van de opdrachtgever van besprekingen een besprekingsverslag.
2. In geval van telefonisch contact wordt alleen een bevestiging gemaakt als de inhoud van het gesprek daar naar het oordeel van EPPA Services aanleiding toe geeft.
3. Als de opdrachtgever naar aanleiding van een besprekingsverslag of bevestiging niet binnen twee (2) werkdagen na toezending heeft gereageerd, wordt de inhoud van het verslag als juist en volledig aangemerkt en zijn opdrachtgever en EPPA Services aan de inhoud ervan gebonden.
4. EPPA Services zendt de bevestiging of het besprekingsverslag naar de contactpersoon met wie de bespreking heeft plaatsgevonden.
5. De opdrachtgever heeft geen bezwaar tegen het communiceren via e-mail (o.a. Outlook), TEAMS/ZOOM/Webex/Snapchat/Discord WhatsApp, etc. en overige gebruikelijke (digitale) communicatiemiddelen en is bekend met de risico’s daaraan verbonden. EPPA Services accepteert geen enkele aansprakelijkheid in het geval hier op enigerlei wijze schade uit ontstaat.
Artikel 6. Duur en beëindiging samenwerking
1. De samenwerking wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij een bepaalde looptijd wordt overeengekomen. Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd regelen de partijen onderling in de overeenkomst een opzegtermijn voor de beëindiging van de overeenkomst.
2. Mocht geen opzegtermijn als hiervoor in lid 1 zijn overeengekomen, dan geldt voor opzegging een opzegtermijn van twee maanden, waarbij tegen de eerste van de maand kan worden opgezegd. Bij een opzegtermijn na een samenwerking die langer dan een jaar geduurd heeft, geldt een opzegtermijn van drie maanden.
3. Beëindiging door de opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden.
4. EPPA Services is bevoegd de opdracht met onmiddellijke ingang door middel van een aangetekende brief te beëindigen, indien de opdrachtgever handelt in strijd met enige bepaling van de tussen partijen gesloten overeenkomst dan wel deze algemene voorwaarden, waaronder de verplichting van de opdrachtgever EPPA Services adequaat te informeren en de reputatie van EPPA Services als gevolg daarvan in het geding is, onverminderd het recht op schadevergoeding.
6. EPPA Services behoudt bij beëindiging van de opdracht aanspraak op betaling van facturen voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij EPPA Services het tot dan toe verrichte werk, voor zover mogelijk, aan de opdrachtgever ter beschikking zal stellen. Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht. In geval een van de partijen in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen een en ander onder voorbehoud van rechten.
7. Bij tussentijdse beëindiging van de opdracht door de opdrachtgever is deze verplicht om EPPA Services gedurende de opzegtermijn een maandelijkse vergoeding te betalen ter hoogte van het gemiddeld gedeclareerde honorarium over de aan de opzegtermijn voorafgaande twaalf (12) maanden, of zoveel korter de opdracht heeft geduurd.
Artikel 7. Interim-opdrachten
- Definitie en aard van de interim-opdracht
1.1. Onder “interim-opdracht” wordt verstaan een tijdelijke opdracht waarbij een door EPPA Services ingeschakelde interim professional werkzaamheden verricht bij of voor de opdrachtgever.
1.2. Onder “interim professional” wordt verstaan de persoon die door EPPA Services wordt ingezet voor de uitvoering van een interim-opdracht.
1.3. De interim professional wordt door EPPA Services aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor naleving van de op de werkplek geldende regels, procedures en wet- en regelgeving, waaronder veiligheid en arbeidsomstandigheden. EPPA Services blijft verantwoordelijk voor de contractuele verplichtingen richting de interim professional, inclusief betaling van de vergoeding en sociale premies. - Duur en beëindiging
2.1. De interim-opdracht wordt aangegaan voor de in de overeenkomst gespecificeerde duur.
2.2. Tussentijdse beëindiging kan uitsluitend plaatsvinden bij schriftelijke overeenstemming, bij overmacht, of bij wezenlijke tekortkoming van een van de partijen.
2.3. EPPA Services behoudt zich het recht voor de opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen bij wanprestatie van de opdrachtgever, faillissement, surseance van betaling of andere ernstige omstandigheden. - Werkplek en verantwoordelijkheden opdrachtgever
3.1. De opdrachtgever stelt een geschikte werkplek en toegang tot benodigde systemen en faciliteiten beschikbaar.
3.2. De opdrachtgever respecteert de zelfstandigheid van de interim professional en geeft geen instructies buiten het kader van de overeengekomen opdracht.
3.3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor naleving van interne regels en procedures door de interim professional. - Vergoeding, facturering en overgang naar opdrachtgever
4.1. De vergoeding wordt per uur of per dag overeengekomen en maandelijks gefactureerd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4.2. Indien de interim professional tijdens of na afloop van de opdracht in dienst treedt van de opdrachtgever, is artikel 10 uit deze algemene voorwaarden nadrukkelijk van toepassing. - Loon, sociale premies en verzekeringen
5.1. Indien de interim professional bij EPPA Services in dienst is, is EPPA Services verantwoordelijk voor tijdige betaling van het loon en afdracht van sociale premies en belastingen.
5.2. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor verzekering van schade die voortvloeit uit het handelen van de interim professional binnen de organisatie van de opdrachtgever, voor zover niet gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering van EPPA Services. - Geheimhouding en intellectueel eigendom
6.1. De interim professional en EPPA Services zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die tijdens de interim-opdracht wordt verkregen.
6.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, komen intellectuele eigendomsrechten op door de interim professional ontwikkelde materialen toe aan de opdrachtgever.
6.3. EPPA Services behoudt het recht kennis en ervaring die tijdens de interim-opdracht is opgedaan te gebruiken voor andere opdrachten, mits geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever wordt openbaar gemaakt.
Artikel 8. Bijzonderheden voor de uitvoering van werkzaamheden
1. EPPA Services bepaalt de manier van uitvoering van de werkzaamheden, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders is overeengekomen. EPPA Services voert de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. De overeenkomst met opdrachtgever leidt uitsluitend tot een inspanningsverplichting voor EPPA Services.
2. De werkzaamheden worden uitgevoerd conform dat wat met de opdrachtgever over de uitvoering is overeengekomen, waaronder begrepen deze algemene voorwaarden. Indien dat door de opdrachtgever noodzakelijk wordt geacht in het belang van een goede uitvoering, is het steeds mogelijk daarvan na overleg af te wijken.
3. Bij dergelijke afwijkingen wordt EPPA Services tijdig geïnformeerd. Verzuim om EPPA Services te informeren betekent niet dat de opdracht niet naar behoren is uitgevoerd. Alleen werkzaamheden die niet verondersteld kunnen worden de uitvoering te betreffen van wat is overeengekomen vallen buiten de opdracht, behoudens toepassing van wat hierna in het volgende lid is vermeld.
4. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij tijdig aan EPPA Services volledige, deugdelijke en duidelijke gegevens en/of informatie verstrekt, waarvan EPPA Services aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan opdrachtgever redelijkerwijze behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het adequaat uitvoeren van de opdracht. Indien de opdrachtgever aan EPPA Services-informatiedragers, elektronische bestanden of software verstrekt, garandeert de opdrachtgever dat deze informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen en defecten en geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van derden.
5. EPPA Services – ervan uitgaande dat ter zake van het gebruiksdoel duidelijke afspraken zijn gemaakt – zorgt voor de vormgeving en uitvoering van de communicatie-uitingen en overige materialen en voor de voldoening ervan aan de ter zake geldende wettelijke voorschriften, gedragsregels, normatieve waarden en richtlijnen, voor zover deze haar redelijkerwijs bekend kunnen of behoren te zijn.
6. EPPA Services werkt aan de hand van een aantal praktische, morele en ethische kernwaarden, aanvullend op geldende wet- en regelgeving. Deze kernwaarden zijn vastgelegd in de gedragscode van de Beroepsvereniging voor Public Affairs (BvPA). EPPA Services en haar werknemers en/of door haar ingeschakelde derde zijn gehouden te werken naar de letter en geest van deze Code. De BvPA Gedragscode is te vinden op www.bvpa.nl.
7.Indien de inschakeling van derden naar het oordeel van EPPA Services redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede vervulling van een opdracht, of uit de aard van een opdracht voortvloeit, is EPPA Services gerechtigd om namens en voor rekening van de opdrachtgever aan derden opdracht te geven om bepaalde goederen of diensten te leveren of anderszins ter beschikking van EPPA Services te stellen.
Artikel 9. Betaling en betalingsvoorwaarden
1. Betalingen dienen, onverminderd het in de volgende leden bepaalde, te geschieden binnen een termijn van dertig (30) dagen na factuurdatum.
2. EPPA Services draagt zorg voor tijdige facturering. Doorgaans is dat maandelijks. Het staat EPPA Services vrij steeds tussentijds te factureren.
3. EPPA Services is, ongeacht de overeengekomen betalingsvoorwaarden, tot zekerheid voor de betaling een door EPPA Services te accorderen bankgarantie van de opdrachtgever te verlangen.
4. EPPA Services is gerechtigd om een voorschot op de kosten te verlangen.
5. Indien de opdrachtgever niet binnen de afgesproken termijn aan zijn betalingsverplichting tegenover EPPA Services voldoet, is hij – zonder dat voorafgaande sommatie en ingebrekestelling vereist is – de wettelijke rente over het factuurbedrag verschuldigd vanaf de dag waarop de factuur betaald had moeten zijn.
6. Alle kosten, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, met betrekking tot de invordering van het door de opdrachtgever verschuldigde en niet tijdig betaalde gemaakt, zijn voor rekening van de opdrachtgever, ook als het de daadwerkelijke en in redelijkheid gemaakte kosten van een advocaat betreft die de geliquideerde proceskosten te boven gaan. Het bestaan van deze facturen en de overlegging van een fotokopie aan de opdrachtgever zal gelden als bindend bewijs dat deze kosten verschuldigd zijn. Ongeacht de werkelijk gemaakte kosten is ter zake de buitengerechtelijke incasso van een vordering steeds minimaal 15% van het betrokken factuurbedrag als vergoeding verschuldigd met een minimum van € 350,- per factuur.
7. Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds eerst ter voldoening van de verschuldigde renten en kosten en daarna pas ter voldoening van het factuurbedrag dat het langst openstaat, zelfs als de opdrachtgever bij de betaling aangeeft daarmee een andere factuur te willen betalen.
8. Vorderingen van EPPA Services kunnen niet worden verrekend met enige vermeende vordering van de opdrachtgever op EPPA Services.
9. De opdrachtgever kan slechts bezwaar maken op de factuur binnen vijf (5) werkdagen na de factuurdatum. Een dergelijk bezwaar schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op.
Artikel 10. Personeel
1. De opdrachtgever zal gedurende het verrichten van de werkzaamheden en gedurende één (1) jaar na beëindiging van de werkzaamheden direct noch indirect personeel van EPPA Services dan wel een door EPPA Services ingeschakelde derde benaderen en/of recruiten, dan wel aannemen of anderszins inhuren.
2. Voor elke inbreuk op het voorgaande lid zal de opdrachtgever een direct opeisbare boete van vijftigduizend euro (€50.000,=) aan EPPA Services verschuldigd zijn.
Artikel 11. Opschorting, staking en ontbinding
1. EPPA Services is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten of te staken, indien de opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie en/of de betaling van de verlangde voorschotten.
2. De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de opdrachtgever.
3. Opschorting, staking en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de al verrichte werkzaamheden onverlet. Daarnaast is EPPA Services dan gerechtigd van de opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van de opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, waaronder begrepen de door EPPA Services gederfde inkomsten.
Artikel 12. Levertijden
1. Eventueel opgegeven tijdstippen waarop de werkzaamheden verwacht te worden opgeleverd gelden uitsluitend bij benadering. Ongeacht wat ten aanzien van tijdstippen nader is overeengekomen geeft het niet tijdig verlenen van de overeengekomen werkzaamheden de opdrachtgever nooit enig recht op schadevergoeding. Ontbinding van de overeenkomst op die grond is slechts mogelijk nadat EPPA Services na ingebrekestelling gedurende dertig (30) dagen de mogelijkheid heeft gekregen om de overeengekomen werkzaamheden alsnog te leveren.
Artikel 13. Geheimhouding
1. EPPA Services draagt zorg voor de geheimhouding van alle door de opdrachtgever in het kader van de opdracht aan EPPA Services ter beschikking gestelde gegevens en informatie van vertrouwelijk geachte aard. Gegevens en informatie die worden geacht vertrouwelijk te zijn, worden door de opdrachtgever duidelijk voorzien van het stempel vertrouwelijk.
Artikel 14. Reclames, klachten en bewijs
1. Wat betreft tekortkomingen die direct kunnen worden opgemerkt moet de opdrachtgever onmiddellijk nadat EPPA Services de door haar verrichte werkzaamheden aan de opdrachtgever heeft geleverd of voorgelegd, schriftelijk reclameren.
2. Wat betreft tekortkomingen die niet direct kunnen worden opgemerkt dient schriftelijk te worden gereclameerd binnen acht (8) werkdagen nadat zij redelijkerwijs geconstateerd konden worden.
3. Na verloop van voornoemde termijnen worden klachten niet meer in behandeling genomen en heeft de opdrachtgever zijn rechten hierin verwerkt. Tenzij de termijn in een bepaald geval redelijkerwijs verlenging behoeft.
4. Behoudens tegenbewijs zijn de gegevens uit de administratie van EPPA Services beslissend.
Artikel 16. Aansprakelijkheid
1. EPPA Services kan door de opdrachtgever (inclusief de namens de opdrachtgever deelnemende personen), bezoekers, deelnemers op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld of gehouden voor schade aan persoonlijke zaken of verlies daarvan.
2. EPPA Services is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat EPPA Services is uitgegaan van door opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens. De opdrachtgever vrijwaart EPPA Services tegen alle schadeaanspraken van derden over de juistheid en de feitelijke inhoud van het materiaal dat EPPA Services van de opdrachtgever heeft ontvangen om door EPPA Services te worden gebruikt voor de vervaardiging van communicatie-uitingen en het verkrijgen van redactionele aandacht in de media en van alle andere materialen, die aan haar door de opdrachtgever zijn voorgelegd.
3. De totale aansprakelijkheid van EPPA Services wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst is beperkt tot de vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW) verminderd met de out-of-pocket kosten voor het geleverde. Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. BTW) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale vergoeding voor schade echter meer bedragen dan € 10.000,- (zegge: tienduizend Euro).
4. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
a) de redelijke kosten die de opdrachtgever zou moeten maken om de prestatie van EPPA Services aan de overeenkomst te laten beantwoorden; deze schade wordt echter niet vergoed indien opdrachtgever de overeenkomst heeft ontbonden;
b) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van deze voorwaarden;
c) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de directe schade in de zin van deze voorwaarden.
5. EPPA Services is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernietiging van voorwerpen, materialen of gegevens, die haar voor, door of namens de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld.
6. De totale aansprakelijkheid van EPPA Services voor schade door dood of lichamelijk letsel of voor materiële beschadiging van zaken zal in geen geval meer bedragen dan wat waartoe opdrachtgever verzekerd is, en bij afwezigheid van dekking beperkt tot hoogstens € 10.000,- (zegge: tienduizend Euro) per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
7. De beperking van aansprakelijkheid zoals hiervoor beschreven is ook van toepassing indien opdrachtgever stelt dat de schade is geleden als gevolg van een onrechtmatige daad waarvoor EPPA Services aansprakelijk is. Ook eventuele aanspraken op grond van artikelen 6:170, 6:171 of 6:172 BW vallen binnen bereik van de hiervoor beschreven beperking van aansprakelijkheid.
8. Aansprakelijkheid van EPPA Services voor indirecte schade, daaronder mede begrepen gevolgschade, gederfde winst, imagoschade, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitdrukkelijk uitgesloten. Verder doet opdrachtgever in dit kader uitdrukkelijk afstand van de mogelijkheid de rechter te vragen de gevolgen van de overeenkomst te wijzigen zoals bedoeld in artikel 6:230 lid 2 BW.
9. Buiten de in leden 2, 5 en 6 hiervoor genoemde gevallen rust op EPPA Services geen enkele aansprakelijkheid voor schadevergoeding, ongeacht de grond waarop een actie tot schadevergoeding wordt gebaseerd.
10. De in leden 2 en 5 genoemde maximumbedragen komen echter te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van EPPA Services, tenzij het opzet of grove schuld betreft van (een) niet-leidinggevende ondergeschikte(n) en andere niet-leidinggevende hulppersonen. In laatstgenoemd geval gelden onverminderd de beperkingen van aansprakelijkheid, die hiervoor in dit artikel zijn overeengekomen.
11. De aansprakelijkheid van EPPA Services wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst ontstaat slechts indien opdrachtgever EPPA Services onmiddellijk en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming en EPPA Services ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke en adequate omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat EPPA Services in staat is adequaat te reageren.
12. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij EPPA Services meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt in ieder geval na verloop van drie (3) maanden nadat de schadeveroorzakende gebeurtenis zich heeft voorgedaan. Indien deze uit meerdere gebeurtenissen bestaat, zal ten aanzien van de vorige zin de eerste gebeurtenis als schadeveroorzakende gebeurtenis hebben te gelden.
13. EPPA Services zal nooit aansprakelijk kunnen worden gehouden voor schade veroorzaakt door een door haar danwel door een door de opdrachtgever ingeschakelde derde. Opdrachtgever vrijwaart EPPA Services terzake van alle aanspraken door deze derden.
14. De door EPPA Services beschikbaar gestelde materialen ten behoeve van de uitvoering van het evenement dienen door de opdrachtgever (en bezoekers of deelnemers van het event) na afloop van het event in dezelfde staat te worden geretourneerd. Eventuele schade dient door de opdrachtgever aan EPPA Services te worden vergoed.
15. De deelname aan de door EPPA Services georganiseerde events geschiedt op eigen risico, wanneer een overeenkomst door de opdrachtgever met EPPA Services wordt aangegaan accepteert de opdrachtgever zijn/haar eigen risico.
16. De opdrachtgever (en bezoekers of deelnemers van het event) zijn verplicht tijdens de uitvoering van het event alle aanwijzingen van EPPA Services en door EPPA Services ingeschakelde derden op te volgen. EPPA Services kan bij weigering van het opvolgen van aanwijzingen door de opdrachtgever (en bezoekers/ deelnemers van het event) op ieder willekeurig moment besluiten de uitvoering van de overeenkomst te staken zonder dat dit aan de zijde van de opdrachtgever enig recht geeft op restitutie van betaalde bedragen of schadevergoeding.
17. Opdrachtnemer is expliciet maar niet uitsluitend niet aansprakelijk voor:
– het uitvallen of gedrag van sprekers of dagvoorzitters
– de inhoud van bijdragen tijdens het evenement
– aantal aanmeldingen en/of no-shows van evenementdeelnemers
– handelingen of nalatigheden van derden of leveranciers
– het niet doorgaan van het evenement door externe omstandigheden
Artikel 17. Verantwoordelijkheid
1. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de communicatieve uitingen in het kader van de opdracht berust bij de opdrachtgever.
2. Indien EPPA Services in rechte wordt betrokken, heeft zij het recht om zelfstandig –eventueel naast de opdrachtgever- verweer te voeren.
Artikel 18. Overmacht
1. In geval EPPA Services door overmacht wordt verhinderd de overeengekomen werkzaamheden geheel of gedeeltelijk uit te voeren, heeft zij het recht om zonder gerechtelijke tussenkomst de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, zonder dat hij tot enige schadevergoeding of garantie is gehouden.
Onder overmacht wordt verstaan: staking of andere arbeidsconflicten, (terroristische) aanslagen, natuurrampen, cyberaanvallen of andere technische storingen, epidemie, pandemieën en/of gezondheidscrises, energietekorten of – uitval, militaire acties of bezetting, oorlog, blokkade, oproer, epidemie, overstroming en stormen, evenals het plotseling uitvallen van bepaalde media, handelsbeperkingen, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen en accreditaties en/of andere overheidsmaatregelen,, hetzij aan de zijde van EPPA Services hetzij bij haar opdrachtnemer c.q. ingeschakelde derde.
Artikel 19 – Annulering
1. Wijzigingen in de opdracht worden schriftelijk overeengekomen.
2. Bij annulering door Opdrachtgever is het volgende percentage van het overeengekomen projectbudget verschuldigd, ongeacht de reden van annulering:
In het geval van annulering meer dan 2 maanden voor aanvang: 25% van het projectbudget;
In het geval van annulering tot 2 maanden voor aanvang: 50% van het projectbudget.
In het geval van annulering tot 1 maand uur voor aanvang van het event: 75% van het projectbudget.
In het geval van annulering tot 1 week of minder dagen voor aanvang: 100% van het projectbudget.
Deze vergoedingen zijn verschuldigd omdat Opdrachtnemer in de aanloop naar het project reeds (voorbereidings)kosten maakt, personeel inplant of aanneemt, tijd reserveert in de planning en andere opdrachten niet uitvoert en inplant. Annulering brengt voor Opdrachtnemer daarom aantoonbare schade en verlies van capaciteit en omzet met zich mee, ook indien de opdracht uiteindelijk niet (volledig) wordt uitgevoerd.
In geval van overmacht (zoals maar niet beperkt tot pandemie, natuurgeweld, politieke onrust, overheidsmaatregelen, etc.) waardoor uitvoering van het congres niet mogelijk is, is Opdrachtnemer niet aansprakelijk voor enige schade. Gemaakte uren blijven verschuldigd en 19.2 blijft onverminderd van toepassing.
Indien de opdrachtgever het event uitstelt wordt dit gezien als een annulering tenzij in onderlinge overeenstemming met EPPA Services een nieuwe projectdatum vastgesteld wordt waarop het event doorgang kan vinden en er overeenstemming is bereikt ten aanzien van de eventuele gemaakte extra kosten.
Indien de uitvoering van de overeenkomst door de opdrachtgever is vertraagd dan heeft EPPA Services het recht de extra tijd naar rato van de overeenkomen organisatie- en bureaukosten aan opdrachtgever in rekening te brengen of het event in te korten zonder dat dit de opdrachtgever het recht geeft op enige restitutie of korting.
Artikel 20. Intellectuele eigendom
1. Door het geven van een opdracht tot openbaarmaking of verveelvoudiging van door de Auteurswet of enige andere wettelijke regeling op het gebied van intellectuele eigendom beschermde objecten, die door of namens de opdrachtgever zelf ter beschikking gesteld zijn, verklaart de opdrachtgever dat geen inbreuk wordt gemaakt op wettelijke voorschriften en op beschermde rechten van derden en vrijwaart hij EPPA Services voor de aanspraken ter zake van derden c.q. voor de directe en indirecte gevolgen, zowel financiële als andere, uit de openbaarmaking of verveelvoudiging voortvloeiende.
2. Intellectuele eigendomsrechten en materialen, voortvloeiend uit de werkzaamheden, zullen op het moment dat deze worden gecreëerd aan EPPA Services toebehoren, voor zover EPPA Services de maker van bedoelde materialen is of de uit dit makerschap voortvloeiende positie heeft van rechthebbende. Deze rechten en materialen kunnen door EPPA Services vrij worden gebruikt, onverminderd de mogelijkheid dat uit de overeenkomst met opdrachtgever voortvloeit dat de opdrachtgever ook zelf het recht heeft op verder gebruik van deze rechten of materialen. Indien EPPA Services dat verlangt, worden deze rechten en materialen door de opdrachtgever overgenomen, nadat alles – waaronder de afkoop van eventuele ontwikkelingskosten en rechten van intellectuele eigendom vallen- wat de opdrachtgever aan EPPA Services verschuldigd is, is voldaan. Voor zover rechten van intellectuele eigendom van derden in het geding zijn, zal EPPA Services voor het inschakelen van deze derden, op verzoek van de opdrachtgever, met deze overleg plegen of volledige overdracht gewenst c.q. mogelijk is, mede gelet op de daaraan verbonden kosten.
3. De opdrachtgever is niet gerechtigd tot enig verder of ander gebruik van het in opdracht vervaardigde dan het tevoren uitdrukkelijk overeengekomen gebruik. Is hierover niets overeengekomen, dan geldt het eerste gebruik als overeengekomen.
4. EPPA Services behoudt het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.
5. Bij niet nakoming van de verplichtingen ingevolge het bepaalde in dit artikel, is de opdrachtgever voor iedere overtreding een onmiddellijk opeisbare boete van € 30.000,00 (dertigduizend euro) verschuldigd aan EPPA Services. Ongeacht de alle overige rechten van EPPA Services, waaronder begrepen, maar niet beperkt tot het recht tot nakoming, ontbinding en schadevergoeding.
Artikel 21. Overdracht rechten en plichten
1. Geen van de partijen is gerechtigd de rechten en plichten uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten voortvloeiend geheel of gedeeltelijk aan een derde over te dragen, behoudens voorafgaande schriftelijk toestemming van de andere partij.
2. In de situatie dat de (relevante activiteiten van de) onderneming van de opdrachtgever om welke reden, op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt samengebracht met, dan wel wordt voortgezet in een andere onderneming, ontstaat er voor wat betreft de nakoming van de onder lid 1 bedoelde verplichtingen van de opdrachtgever een hoofdelijke aansprakelijkheid voor de oorspronkelijke en opvolgende onderneming.
Artikel 22. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
1. Op alle onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten welke daarvan een uitvloeisel zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Partijen zullen eventuele geschillen trachten amicaal op te lossen. Indien dat niet tot het oplossen van een geschil leidt, zullen partijen het geschil escaleren naar een hoger managementniveau – indien mogelijk -, en pogen alsnog tot een vergelijk te komen. Indien dat niet tot een oplossing leidt, zullen eventuele geschillen voortvloeiende uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten welke daarvan een uitvloeisel zijn, uitsluitend aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter in het arrondissement waarin EPPA Services gevestigd is, met inbegrip van het verkrijgen van voorlopige voorzieningen.
Artikel 23. Taal
1. Deze Algemene Voorwaarden kunnen in verschillende talen worden opgesteld. Bij verschillen tussen die taalversies is de Nederlandse tekst steeds bindend.